Mengenal Pentingnya Orientasi dan Sosialisasi Karyawan Baru

ulinulin.com – Proses orientasi dan sosialisasi bagi karyawan baru memang sangat berpengaruh dalam penentuan loyalitas kerja. Mengapa demikian?

Proses pertama ini memang sangat penting mengingat inilah hal pertama yang akan dialami karyawan setelah ditempatkan pada satu unit kerja.

Yuk mengenal apa dan bagaimana proses orientasi dan sosialisasi ini dilakukan.

Initial Impressions are Strong and Lasting

Masih ingatkah Anda dengan tagline iklan parfum era tahun 90-an yang berbunyi:

“Kesan Pertama Begitu Menggoda, Selanjutnya Terserah Anda”

Walaupun iklan cenderung untuk didramatisasi, memang benar kenyataan bahwa kesan pertama itu memang kuat dan berlangsung lama. Kesan pertama yang positif dapat menyumbangkan persepsi positif terhadap realitas, begitu pula sebaliknya.

Demikian halnya bagi karyawan baru. Agar karyawan puas dan dapat bekerja dengan semestinya, kesan pertama haruslah menarik bagi mereka.

[Baca Juga: 20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!]

Kesan pertama yang kurang baik bisa merugikan perusahaan, misalnya saja jika terjadi beberapa hal berikut:

    Pengunduran diri terlalu awal karena karyawan tidak cocok bekerja di sana

    Ketidakpuasan karyawan karena ekspektasi yang berbeda dengan kenyataan

    Tingkat pengunduran diri yang tinggi yang akan merugikan perusahaan dari segi waktu dan uang

Untuk bisa mengatasinya, biasanya akan diberikan orientasi dan sosialisasi bagi karyawan baru. Benefit dari kedua proses ini antara lain adalah sebagai berikut:

    Bagi karyawan: menjadi proses penyesuaian diri, baik dalam aspek psikis dan jasmani, psikologis, peranan yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukannya

    Bagi perusahaan/organisasi: proses tersebut menjadi patokan awal tentang apakah karyawan tersebut relatif cukup tepat atau tidak ditempatkan dalam unit kerja tersebut.

Meski keduanya sering dilakukan secara simultan, bukan berarti keduanya merupakan proses yang sama. Finansialku mengajak Anda untuk mendalami kedua proses ini secara lebih dalam sebagai berikut:

Free Download Ebook Perencanaan Keuangan untuk Usia 30 an

Orientasi

Setelah karyawan direkrut dan diseleksi, langkah berikutnya adalah orientasi dan pelatihan untuk memberikan mereka informasi dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk melaksanakan pekerjaan baru.

Secara umum, orientasi dan pelatihan adalah proses-proses yang mencoba menyediakan bagi seorang karyawan informasi, keahlian-keahlian, dan pemahaman atas organisasi dan tujuannya.

Sebelum masuk lebih dalam mari melihat beberapa definisi orientasi menurut para ahli sebagai berikut:

#1 Tujuan Orientasi

Proses orientasi umumnya diselenggarakan dalam sebuah formalitas (dirancang, ada dananya, fungsi-fungsi manajerialnya jelas).

Adapun tujuan dari proses orientasi ini antara lain mengarah kepada:

    pengenalan,

    aspek-aspek pekerjaan,

    aturan-aturan,

    tata cara organisasi,

    struktur organisasi,

    tujuan,

    produk yang dihasilkan apa saja,

    jenis-jenis kerja yang dihasilkan unit kerja, dan sebagainya.

Semuanya berkaitan langsung dengan eksistensi dalam perusahaan terkait.

#2 Kategori Orientasi

Organisasi formal biasanya mengandalkan bagian personalia dan supervisor disebabkan program orientasi mencakup dua kategori, yaitu seperti berikut:

    Penanggung jawab: bagian personalia

Penanggung jawab: bagian personalia

Topik-topik umum yang menjadi perhatian bagi semua pegawai, misalnya:

    Organisasi kepegawaian

    Nama jabatan dan pimpinan

    Jenis jabatan dalam departemen

    Pelayanan yang tersedia

    Proses produksi secara umum

    Aturan-aturan disiplin

    Buku-buku panduan

    Skala upah

    Liburan, istirahat

    Konseling

    Asuransi

    Pensiun

    Kesehatan

    Penanggung jawab: Supervisor

Penanggung jawab: Supervisor

Topik-topik khusus yang antara lain adalah pengenalan-pengenalan:

    Para pengawas itu sendiri,

    para pelatih (instructor),

    para rekan sekerja,

    para konselor pegawai (orang yang ada dalam unit kerja
    yang menangani suatu masalah),

    berkenaan dengan tugas-tugas jabatan:

    untuk menunjukkan lokasi kerja,

    tugas-tugas, dan

    keamanan kerja.

[Baca Juga: 20 Cara Seorang Pemimpin Meningkatkan Semangat Kerja Tanpa Mengandalkan Uang. Silakan Anda Buktikan Sendiri!]

#3 Manfaat Orientasi

Manfaat program orientasi adalah sebagai berikut:

    Manfaat utama adalah mengurangi kecemasan pegawai, sehingga para pegawai baru dapat lebih baik belajar tentang kewajiban-kewajibannya.

    Manfaat lainnya yakni memperoleh karyawan baru yang:

    cukup baik;

    tingkat ketergantungannya kecil;

    kecenderungan untuk keluar juga kecil;

    selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi.

#4 Langkah-langkah Orientasi

Menurut Sedarmayanti (2010:115), langkah-langkah dalam orientasi mencakup 4 step berikut:

    Penyuluhan pendahuluan.

    Penunjukkan tempat tertentu (ibadah, kafetaria)

    Mengadakan pertemuan kelas.

    Pengenalan dengan karyawan lama.

Sosialisasi

Secara umum, proses sosialisasi merupakan proses jangka panjang di mana karyawan baru mempelajari norma-norma sistem nilai dan pola perilaku yang diisyaratkan organisasi atau kelompok.

Proses sosialisasi didefinisikan para ahli sebagai berikut:

“Socialization is the on going process through which an employee begins to understand and accept values, norms, and beliefs held by others in organization.”

Sosialisasi adalah proses yang senantiasa dilakukan di mana dalam proses tersebut pegawai mulai memahami dan menerima nilai-nilai, norma-norma, kepercayaan-kepercayaan yang dipegang atau dimiliki orang lain dalam organisasi.

“Socialization is the process by which organizations shape the attitudes, thoughts and behavior of employees.”

Sosialisasi adalah proses di mana organisasi membentuk sikap, pemikiran-pemikiran, dan perilaku dari para pegawai.

“Socialization is the taking by the individual of the beliefs, values, and norms of higher or lower status group in which he seeks membership but does not yet belong”

Sosialisasi adalah pengambilalihan yang dilakukan individu terhadap kepercayaan-kepercayaan, nilai-nilai, norma-norma dari kelompok yang statusnya lebih rendah atau lebih tinggi di mana dia menjadi anggota tapi tidak menjadi bagian/ belum menjadi bagian
dari kelompok tersebut.

Proses sosialisasi adalah proses yang membantu organisasi mempertemukan kebutuhannya akan karyawan baru yang produktif, tempat bertemunya antara budaya organisasi dengan kepribadian individu (karyawan) melalui metode formal dan informal.

Sosialisasi (socialization) adalah proses berkesinambungan di mana para karyawan mulai memahami dan menerima nilai-nilai, norma, dan keyakinan yang dianut oleh orang-orang lainnya di dalam organisasi.

#1 Tujuan Sosialisasi

Proses sosialisasi juga dilakukan atas dasar beberapa tujuan umum berikut ini:

    Memberikan keterampilan yang dibutuhkan kepada seseorang untuk dapat hidup bermasyarakat.

    Mengembangkan kemampuan berkomunikasi secara efektif.

    Membantu mengendalikan fungsi-fungsi organik yang dipelajari melalui latihan-latihan mawas diri yang tepat.

    Membiasakan diri berperilaku sesuai dengan nilai-nilai dan kepercayaan pokok yang ada di masyarakat.

    Menanamkan nilai-nilai kepercayaan kepada seseorang yang mempunyai tugas pokok dalam masyarakat.

    Perolehan keahlian-keahlian dan kemampuan kerja

    Penerapan perilaku-perilaku yang tepat

    Penyesuaian terhadap norma-norma dan nilai-nilai kelompok kerja

#2 Langkah-langkah Sosialisasi

Sosialisasi umumnya dilakukan pada saat seorang individu pertama kali memasuki sebuah organisasi atau pada saat individu naik jabatan.

Karyawan baru menjumpai anggota-anggota organisasi yang lain, mempelajari kebijakan yang berhubungan dengan kehadiran dan keterlambatan, dan mendengarkan filosofi dan tujuan organisasi.

Adapun langkah-langkah dalam sosialisasi menurut Wexley dan Latham dalam Marwansyah (2010:142) terdiri dari tiga tahap yaitu:

1. Pre arrival

Yaitu hal-hal yang dipelajari karyawan baru sebelum ia bergabung dengan organisasi.

2. Encounter

Tahapan dimana karyawan baru mendapatkan pemahaman yang lebih jelas tentang organisasi dan dihadapkan pada situasi bahwa harapan dan realita bisa jadi berbeda.

3. Metamorphosis

Tahap terakhir dimana karyawan baru harus belajar mengatasi berbagai inkonsistensi yang mereka temukan dalam perjumpaan. Disini, karyawan baru telah benar-benar terlatih dalam pekerjaan mereka, menunjukkan kinerja efektif, dan telah menyesuaikan diri dengan nilai-nilai dan norma para rekan kerja.

Tambahan: Placement atau Replacement

Yang dimaksud dengan placement atau replacement atau penempatan pegawai adalah pengaturan awal atau pengaturan kembali dari seorang atau lebih pegawai pada suatu jabatan baru ataupun jabatan yang berlainan.

Konsep placement berlaku jika dilakukan pada pegawai yang baru bekerja, sedangkan replacement pada pegawai lama.

Beberapa contoh placement atau replacement adalah sebagai berikut:

    Promosi (perubahan jabatan di mana pemegang jabatan memperoleh pembayaran lebih tinggi, dengan tanggung jawab yang lebih besar serta tingkatan organisasional yang lebih tinggi). Terdapat dua jenis promosi, yakni promosi berdasarkan prestasi dan promosi berdasarkan senioritas.

    Transfer (dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lain dengan tingkatan organisasional hampir sama, sehingga pembayaran dan tanggung jawab juga serupa. Contohnya: mutasi dan rotasi)

    Demosi (perubahan jabatan di mana pemegang jabatan dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lain dengan tingkatan organisasional lebih rendah, sehingga pembayaran dan tanggung jawab juga lebih rendah)

Kesimpulan

Proses orientasi dan sosialisasi merupakan sebuah tahapan penting bagi karyawan baru, karena memiliki banyak manfaat dan guna bagi karyawan maupun perusahaan.

Pada akhirnya, kedua proses ini akan mencegah kesan pertama yang keliru atau kurang baik.

Apakah Anda memiliki pertanyaan mengenai proses orientasi dan sosialisasi bagi karyawan baru lainnya? Tinggalkan komentar Anda di bawah. Jika ada pertanyaan, silakan ajukan pertanyaan Anda pada kolom di bawah ini. Perencana Keuangan kami siap membantu Anda, terima kasih.

Sumber Referensi:

    Jimmy L. Gaol. 2014. A to Z Human Capital (Manajemen Sumber Daya Manusia)

    Kumara Ib. Manajemen Sumber Daya Manusia k4 sosialisasi orientasi. Academia.edu – https://goo.gl/Jt6NFZ

Sumber Gambar:

    Orientasi Karyawan – https://goo.gl/h8yYuP

    Orientasi Karyawan 2 – https://goo.gl/ZCWnPJ